Fotokoutek na firemní event: co řešit před objednáním

Objednat fotokoutek na firemní akci vypadá jako jednoduchý úkol. Napíšete dodavateli, domluvíte termín, zaplatíte fakturu. Jenže pak přijde den akce a ukáže se, že v sále není zásuvka tam, kde by měla být, že grafika fotek neprošla schválením marketingu a že fotky nikdo nemůže použít, protože se nevyřešil souhlas zaměstnanců. Tohle všechno se dá vyřešit předem. Stačí vědět, na co myslet.

Tenhle článek je praktický průvodce pro organizátory firemních akcí. Office manažery, HR specialisty, eventové koordinátory. Pro všechny, kdo mají fotokoutek objednat a zároveň zodpovídají za to, aby všechno proběhlo bez problémů.

Nejdřív si ujasněte cíl

Proč vlastně fotokoutek chcete? Odpověď ovlivní, jaký typ vybrat a jak ho nastavit. Pokud jde hlavně o zábavu zaměstnanců, stačí klasický fotokoutek s rekvizitami a tiskem. Pokud chcete obsah pro sociální sítě firmy, hodí se branding a snadné sdílení přes QR kód. Pokud chcete wow efekt pro klienty na promo akci, zvažte AI nebo green screen fotokoutek.

Základní informace pro dodavatele

Když poptáváte fotokoutek, připravte si několik informací, které dodavatel potřebuje k nabídce:

Informace	Proč ji dodavatel potřebuje
Datum a čas akce	Ověří dostupnost a naplánuje příjezd
Místo konání	Spočítá dopravu, zjistí přístup a parkování
Počet hostů	Odhadne vytížení a doporučí délku provozu
Délka provozu	Od kdy do kdy má fotokoutek běžet
Typ akce	Doporučí vhodné rekvizity, pozadí a styl
Požadavky na branding	Připraví grafiku, případně potisk pozadí

Prostor a technické zázemí

Fotokoutek potřebuje prostor a elektřinu. Počítejte s plochou několika metrů čtverečních, podle typu fotokoutku a velikosti skupin, které se budou fotit. Green screen potřebuje víc místa, uzavřená fotobudka méně.

Zjistěte si od provozovatele místa, kde jsou zásuvky a jaký mají výkon. Fotokoutek s tiskárnou a osvětlením nemá obří odběr, ale když je na stejném okruhu jako catering a zvuk, může nastat problém. Ideální je samostatná zásuvka nebo aspoň okruh, který není přetížený.

Myslete i na umístění. Fotokoutek by měl být na viditelném místě, kudy hosté procházejí, ale ne v cestě. Blízko baru nebo vstupu do sálu funguje dobře. Přímo u reproduktorů ne, protože lidé se tam neslyší.

Branding a schválení grafiky

Pokud chcete na fotkách logo firmy, počítejte s časem na schválení. Grafik dodavatele připraví návrh, vy ho pošlete marketingu nebo vedení, a pak se případně upravuje. Tohle může trvat několik dní. Podklady, tedy logo ve vysokém rozlišení, firemní barvy a název akce, pošlete co nejdřív.

Pokud chcete potištěné pozadí s logem, výroba trvá déle než digitální grafika. S tím je potřeba počítat týdny předem.

Souhlas a ochrana osobních údajů

Fotografie, na kterých jsou lidé rozpoznatelní, jsou osobní údaje. Pokud je chcete použít jen pro interní potřebu, obvykle stačí zaměstnance informovat. Pokud je chcete zveřejnit navenek, třeba na sociálních sítích firmy nebo v náborových materiálech, je lepší mít souhlas.

Praktické řešení je informace v pozvánce na akci a cedulka u fotokoutku, kde je napsáno, k čemu se fotky použijí. Kdo nechce být na veřejných fotkách, může se fotit jen pro sebe, nebo požádat o vyřazení.

Fakturace, smlouva a storno

U firemních objednávek jsou důležité administrativní detaily. Fakturace na firmu s IČO a DIČ, splatnost podle interních pravidel, případně objednávka nebo smlouva, která projde schválením. Zeptejte se i na storno podmínky. Firemní akce se občas posouvají nebo ruší, a je dobré vědět, co to bude stát.

Kontaktní osoba na místě

V den akce by měl mít dodavatel kontakt na někoho, kdo je na místě a může řešit případné problémy. Kde zaparkovat, kam postavit fotokoutek, jak se dostat k zásuvce. Organizátor bývá v den akce zavalený povinnostmi, takže je dobré určit někoho, kdo bude dodavatelům k dispozici.

Po akci

Práce organizátora nekončí posledním snímkem. Po akci je potřeba fotky převzít, projít a rozhodnout, co s nimi. Zeptejte se dodavatele, jak dlouho bude galerie dostupná a v jakém rozlišení si fotky stáhnete. Pokud chcete fotky použít v interní komunikaci, vyberte ty nejlepší a sdílejte je co nejdřív, dokud má akce ještě čerstvou atmosféru.

Kontrolní seznam před objednáním

• víte, proč fotokoutek chcete a jaký typ se hodí,
• máte ověřený prostor a elektřinu na místě,
• máte připravené podklady pro grafiku a čas na schválení,
• máte vyřešené informování zaměstnanců o fotkách,
• víte, jak bude probíhat fakturace a jaké jsou storno podmínky,
• máte určenou kontaktní osobu pro den akce.

Jak to funguje v praxi

Pokud fotokoutek objednáváte poprvé a chcete vědět, co přesně se na akci bude dít, podívejte se, jak funguje fotokoutek od příjezdu dodavatele po poslední fotku. FunBox tu srozumitelně popisuje celý průběh. Pro firemní akce pak mají samostatnou stránku, kde najdete všechno o tom, co nabízí fotokoutek na firemní event, včetně brandingu a online galerie.

Na závěr

Fotokoutek na firemní akci je skvělá zábava, ale jako každá služba potřebuje přípravu. Když si předem vyjasníte cíl, prostor, grafiku, souhlasy a administrativu, proběhne všechno hladce. A vy se v den akce můžete soustředit na to, co je důležité: aby se kolegové bavili.